النظرة القاصرة: المتطوعون موظفون بالمجان

• بمعرفة عدد المهام الوظيفية التي لدينا، حتى لو كان هناك بعض التغيير في أماكن الموظفين خلال العام،  أو بسبب انتهاء التمويل، أو قدوم تمويل جديد.
•  كما أننا نعلم عدد الساعات التي من المتوقع أن يعملها الموظفون، وفي أي من المهام.
•  باستثناء ترتيبات التقاسم العارض للمهام الوظيفية، يقوم الموظف بوظيفة واحدة.

لا يمكن لأي مؤسسة أن تتنبأ بثقة بما سيكون عليه فريق المتطوعين في أي وقت؛ لأنه أمر غير قابل للتنبؤ، وبشكل ما هو غير محدود:

• من الممكن توفير عدد لا يحصى من وظائف وساعات العمل للمتطوعين، لكن أعداد وفئات الأفراد الذين سيشغلون هذه المناصب ستتغير باستمرار.
•  سيعمل بعض المتطوعين على فترات، وآخرون بانتظام؛ بعضهم سيحضر للموقع، وآخرون سيعملون عبر الإنترنت وهلم جرًا.
•  وعلى نفس المنوال، قد يشغل المنصب التطوعي فردٌ واحد أو عدد من المتطوعين يعملون معًا في فرقٍ، سواء من الأصدقاء، أو العائلة، أو الزملاء، أو أفراد الدين الواحد.
•  العديد من النماذج قادرة على تحقيق نتائج ناجحة، ولكن لا معنى لتحديد عدد معين من المتطوعين في السنة، فإن العدد لا يدل على درجة الخدمة، أو جودتها.

إن العدد المتوقع يؤثر على عدد المقابلات، و إجراءات الفحص، والتدريب المطلوب، والمعدات، والإشراف، والوقت المطلوب للتنسيق.

ولأننا نفترض أن المتطوعين سيعملون بدوام جزئي، فإننا نادرًا ما نخطط، أو نحدد ميزانية لدعمهم مهما ازدادت أعدادهم.

هناك بعض الاعتبارات المالية لوقت الموظفين، والموارد الأخرى، لكن على العكس بإمكاننا إضافة متطوعين جدد في أي وقت بناءً على جهود التوظيف لدينا، واستعداد الناس للمساهمة بوقتهم.

لذلك هناك قيمة كبيرة في تعيين المتطوعين، وذلك لما يتمتعون به من مهارات، ومؤهلات تختلف بشكل كامل عن تلك التي يتمتع بها العاملون المدفوعون.

في الواقع، يمكنك الحصول على عروض غير متوقعة من المتطوعين الموهوبين مضيفًا بذلك خدماتٍ جديدة تفوق ما يمكن أن يقدمه الموظفون، وهي إضافة قيمة يلاحظها العملاء.

رغم أن هناك تنوع ديموغرافي، إلا أن معظم الموظفين مدفوعي الأجر غالبًا ما تتراوح أعمارهم بين الـ 21 والـ 70.

يمكن للمتطوعين أن يكونوا من أي عمر، وأي مهنة، وأي جنسية، وأي مكان، وأكثر من ذلك.

في الواقع، قد تتطلب طبيعة العمل تعيين بعض المتطوعين بحيث يكونوا أقرب للعملاء من الموظفين، خصوصًا إذا كان المستفيدون من الخدمة أقل من 21، أو أكبر من  70عام، أو يتحدثون لغات مختلفة، أو يعانون مشاكل صحية معينة، أو مشاكل أخرى.

• بسبب مصادر التمويل (التي من الممكن أن تكون عن طريق ممول خاص، أو محددة قانونًا) نادرًا ما تقرر المؤسسة تغيير المسار، وإعادة توجيه الموظفين بسرعة لمشاكل جديدة.
• يجب على الموظفين تركيز جهودهم على العملاء، أي المستفيدون المباشرون من الخدمات الممولة.
•  يجب أن يوزع الموظفون أوقاتهم واهتمامهم على العديد من العملاء بالتساوي قدر الإمكان، ولا يمكن إعطاء اهتمام خاص ودائم إلى عملاء محددين (ما لم يتم تمويل ذلك).

يمكنك أن تطلب دائمًا من المتطوعين أن يركزوا انتباههم على أولويات ومهام محددة حتى إذا لم تكن في الحسبان.

• يمكن أن يوجه المتطوعون -إذا وافقوا- انتباههم وتركيزهم على ما هو أكثر أهمية الآن.
•  وكونهم مواطنين عاديين، يمكن للمتطوعين أحيانًا القيام بأشياء لا يسمح للموظفين الذين يتقاضون أجورًا القيام بها؛ مثل: عبور الحدود الجغرافية، التحدث للمشرعين، حضور الاجتماعات العامة).
•  يمتلك المتطوعون “رفاهية التركيز”، وبإمكانهم تكريس وقتهم لمشروع واحد، أو فكرة معينة، أو عميل واحد، ويمكن حتى للمؤسسة أن تعين عدة متطوعين للتركيز على عميل واحد إذا لزم الأمر.
• يمكن تعيين المتطوعين لتقديم خدمات الدعم لعائلات العملاء، وأصدقائهم، وأرباب أعمالهم لو كانت مثل هذه الخدمات تجعل التركيز الأساسي (دور الموظفين مدفوعي الأجر) أكثر فعالية.

إننا نقيم علاقات طويلة الأمد معهم؛ لأنهم أصدقاء المجتمع، وبإمكانهم أن يكونوا دعاة ومتبرعين ماليين حتى بعد أن يتركوا مناصبهم التطوعية بفترة طويلة.

إن إمكاناتهم لا حدود لها، إذا تمكنا من استخراجها و اسثمارها.