للأسف، برامج إجراء الاجتماعات عن بُعد ليست كافية

• ترجمة : ميساء عثمان
• تحرير: ريمة بعث

هناك الكثير من الأسباب التي تدفعنا للبث المباشر وبث جلسات التعاون والتدريبات والاتصالات في العمل في الوقت الحالي.

يمكن أن يؤدي البث المباشر لحدث ما في الشركة؛ إلى تحسين التفاعل وتمكين الأشخاص الذين لا يمكنهم الحضور إلى المكان من أن يشهدوا ما يجري، وهو ما يوحّد القوى العاملة لديك.

ومع تسجيل فيديو للمقابلة، يكون لديك سجل دقيق يمكنك الرجوع إليه لاحقًا إذا كنت بحاجة إلى تحديث ذاكرتك حول شيء تمت مناقشته. يمكنك أيضًا مشاركة التسجيل مع الزملاء الذين لم يتمكنوا من أن يكونوا جزءًا من الحدث الأصلي أو الذين قد يجدون المعلومات التي نوقشت مفيدة لاحقًا.

علاوةً على ذلك، فإن تسجيل العرض التقديمي يعني أنه لن يحتاج أي شخص إلى تدوين الملاحظات، وبهذا يتمكن كل الجمهور من منح المقدِّم الاهتمامَ الكامل.

ومن خلال تسجيل فيديو لاجتماع أو تدريب أو أي اتصال آخر؛ ليست هناك حاجة لمراجعة أو تفسير ملاحظاتك وملاحظات شخص آخر إذا كنت تريد الرجوع والإشارة إلى العرض التقديمي لاحقًا. سيمكّنك الفيديو الخاص بك من إعادة تشغيل كل شيء، مع عدم وجود أي فارق أو حاجةٍ لملء فراغات.

لكنّ الطريقة التي نحاول بها القيام بكل هذا اليوم؛ معيبة وناقصة. ببساطة ليست لدينا مجموعةُ أدوات الفيديو المناسبة تحت تصرفنا في العمل للقيام بالأشياء التي يمكن أن تجعلنا أكثر إنتاجية وأكثر إطلاعًا.

فما الذي نملكه؟

برامج إجراء الاجتماعات عن بُعْد :

يؤسفني أن أؤكد أنها (وعلى الرغم من كونها مفيدة)، فإن برامج إجراء الاجتماعات عن بُعْد لا يمكنها القيام بكل شيء.

عندما يأتي طلب إجراء الاجتماع القادم عبر البث المباشر لمدة ساعة، أو بثُ تدريب مجموعة كبيرة من الموظفين، ماذا تفعل؟

 إذا كنت مثل معظمنا، فإنك تفتح البرنامج وتجري بثًا مباشرًا، وما عليك سوى دعوة الحاضرين وبدء الاجتماع والتسجيل.

المشكلة هي أنك عندما تضغط على أدوات البرنامج ليعمل، فإن الخدمة قد تعمل بشكل جيد بما يكفي للتصريحات السريعة والسيناريوهات الأخرى غير الرسمية مع جمهور قليل، لكن تبقى حقيقة أن تلك البرامج وما فيها من أدوات ليست مصممة لتكون أدوات بث مباشر. وحتى إذا لم يكن الحد الأقصى للحضور يمثل مشكلة بالنسبة لك (تقتصر معظم برامج البث المباشر على حضور بين 100 و 1000 مشاهد اعتمادًا على رخصة برنامجك)، فإن هذه البرامج ليس فيها الكثير من الخيارات، وغالبا ما  تكون جودة الفيديو منخفضة أو يكون الحديث متقطعًا، ناهيك عن الانشغال بالمقاطعات مثل الإشعارات غير المقصودة كلما انضم شخص أوغادر.

علاوةً على ذلك، فإن بث وتسجيل الفيديو المباشر هو غالباً كل ما يمكن أن تفعله برامج المؤتمرات عن بعد. فليس هناك الكثير من الإعدادات لتجعل من السهل مشاركة هذا الفيديو بشكل آمن مع الآخرين في مؤسستك، وليس هناك إمكانية لإجراء بحث عن محتوى معين داخل التسجيل، والقليل من هذه البرامج مصممٌ لدعم التسجيل في الفصول الدراسية المباشرة أو الأحداث الكبيرة، أو لتوفير تعاون أكثر مرونة بين الموظفين.

كما أنه ليست هناك رفاهية تساعدك على إدخال مقاطع الفيديو الخاصة بك في نظام إدارة التعلم (LMS) أو في أنظمة إدارة المحتوى (CMSs) أو في أي مكان آخر في النظام البيئي لتكنولوجيا المعلومات.

إن كنت ممن لديه رغبة في أن تقوم هذه البرامج بمهام أكثر، فإليك الحل:

 تقوم منصات الفيديو Video Platform بما لا تستطيع برامج إجراء المؤتمرات عن بُعْد القيام به.

منصة الفيديو هي مكمّل مثالي لخياراتك في برامج إجراء المؤتمرات في الوقت الحالي،  سواء كنت تستخدم Zoom أو BlueJeans أو Skype for Business أو GoToMeeting  أو أي برنامج آخر.

فمن خلال ما تتيحه هذه المنصات من مميزات مثل إدارة الفيديو الآمنة، والبحث داخل الفيديو، والبث المباشر، وتحرير الفيديو؛ تساعد منصات الفيديو على تحسين الإنتاجية ومشاركة المعرفة من خلال توسيع القيمة التي تتمتع بها عمليات التعاون المباشر والتدريب والتواصل بالفعل.

ببساطة، يمنح النظام الأساسي للفيديو الجميعَ في مؤسستك القدرةَ على استخدام الفيديو بطرق غير متاحة في برامج إجراء المقابلات عن بُعْد.

لنلق نظرة على ستة أشياء ستتمكن من القيام بها عند إضافة منصة فيديو إلى مشروع اجتماعات الفيديو في مؤسستك.

١– تصبح التسجيلات متاحة تلقائيًا للتشغيل على أي جهاز.

أحد الأشياء التي لا تفعلها برامج مقابلات الفيديو هو إمكانية تشغيل التسجيلات بواسطة أي شخص يستخدم أي جهاز. هذه مشكلة لا تزال توجه الكثيرين، فالعديد من البرامج تسجل المقابلات بصيغ خاصة يتعذر على العديد من أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية اليوم تشغيلها بدون الحاجة إلى تثبيت برامج إضافية. وهذا أمر غالبًا ما يتم تجاهله حتى تقوم بمشاركة ملف فيديو مع زملاء العمل ثم تتلقّى بعدها بعضَ رسائلِ البريد الإلكتروني التي تقول إنه لا يعمل.

ملفات الفيديو أكثر تعقيدًا من المستندات النصية، فهي كبيرة الحجم ولا توجد لها صيغة قياسية يمكن تشغيلها على كل جهاز. ومع ذلك، يمكن لمنصة الفيديو تحويل كل مقطع فيديو تقوم بتسجيله تلقائيًا إلى صيغ متعددة (بما فيه تلك التي سجلتها باستخدام إحدى برنامج المقابلات أو حتى أنواع الملفات الخاصة)، مما يضمن لك إمكانيةَ تشغيلها تلقائياًعلى أي جهاز، وحتى على أجهزة  Mac أو على أي كمبيوتر شخصي أو iPhone أو iPad أو Android .

٢- وضع جميع مقاطع الفيديو الخاصة بشركتك في مكتبة مركزية وآمنة.

في معظم المؤسسات، لا يمكنك إرسال ملف فيديو إلى زملاء العمل عبر البريد الإلكتروني بكل سهولة. فمثلاً إذا كان الملف كبيرًا جدًا؛ فسيظل الشخص الذي يستلمه بحاجة إلى تنزيل الملف بالكامل قبل أن يتمكن من تشغيله. ونتيجةً لذلك غالبًا ما ينتهي الأمر بمقاطع الفيديو (المليئة بالمعلومات والأفكار المفيدة) المسجلة ببرامج المؤتمرات؛ ينتهي بها الأمر منتشرةً عبر مجلدات مختلفة على شبكة WAN في شركتك.

أو قد تتم مشاركتها على نظام إدارة المحتوى مثل SharePoint (إذا كانت أقل من الحد الأقصى لحجم الملف) أو على نظام آخر لمشاركة ملفات الشركات. وقد ينتهي الأمر ببعض الملفات على موقع YouTube حيث يمكن لأي شخص (لديه رابط) الوصولُ إليها، حتى وإن كان الفيديو “خاصًا”.

تحمي منصات الفيديو جميعَ تسجيلات المؤتمرات والاجتماعات في مكتبة آمنة واحدة بدون أي حدود على حجم الملف أو مساحة التخزين.

يمكن من خلال المنصات إنشاءُ المجلدات لفرقٍ أو أقسام مختلفة ويمكن إدارة أذونات عرض الموظفين على نطاق واسع. وهذا يضمن ألا تقلق أبدًا بشأن الاجتماعات الداخلية الحساسة أو الاتصالات التي تتم مشاركتها علنًا أو مع مجموعة خاطئة من الأشخاص.

٣- جعل كل كلمة منطوقة أو معروضة في مقاطع الفيديو الخاصة بك قابلة للبحث.

نحن في معظم الوقت لا تحتاج إلى إعادة تشغيل اجتماع أو اتصال بالكامل، بل يكون كل ما تحتاجه هو النظر في محادثة معينة التقطت في تسجيل لمدة ساعة. منصات الفيديو تجعل كلَّ كلمةٍ منطوقةً، وتظهر في تسجيلات مؤتمر الفيديو قابلةً للبحث، مما يعني أنه يمكنك البحثُ عن موضوع والانتقالُ إلى اللحظة التي تحدثّ فيها أحدُهم عن كلمة معينة.

من خلال البحث عن الفيديو في مكتبة مركزية لتسجيلات المؤتمرات، يمكن لأي شخص داخل شركتك العثورُ على مناقشةٍ تتضمّن معلوماتٍ ذات صلة بالمشكلة التي يعملون عليها في بضع ثوانٍ فقط.

بدأت العديد من الشركات في تسجيل جميع اجتماعاتها واتصالاتها الداخلية لهذا السبب بالتحديد، إنها طريقة سهلة ولا تحتاج مجهوداً لمشاركة المعرفة القيّمة المحتملة ب(شكل غير رسمي) في جميع أنحاء المؤسسة بأكملها.

٤- بث مباشر بدقة عالية على نطاق واسع بنقرة واحدة إضافية.

على عكس برنامج إجراء المؤتمرات عن بُعد، فإن منصات الفيديو مصممة للبث المباشر على نطاق واسع، مما يعني أنه يحتوي على كل ما تحتاجه لتحسين تجربة البث المباشر بشكل كبير.

يمكنك بث فيديو مباشر عالي الجودة بدقة 1080 بكسل بسرعة 60 في الثانية بنقرة إضافية لمشاهد واحد أو لمليون مشاهد.

وتستطيع منحَ المشاهدين القدرةَ على المشاهدةِمن البداية إذا انضموا متأخرًا أو إرجاعِ البث أثناء المشاهدة باستخدام DVR المباشر.

وتستطيع أن تزيد من التفاعل مع كل من الأسئلة والأجوبة المباشرة والمناقشات المترابطة.

كما ستقوم منصة الفيديو أيضًا بتسجيل مقاطع الفيديو المباشرة تلقائيًا، ثم تحويلها وتحميلها إلى مكتبة الفيديو بمجرد انتهاء التسجيل، حتى يتمكن الأشخاص من البحث عن الفيديو حسب الطلب وعرضه -تقريباً- بشكل فوري.

٥- تحرير التسجيلات المباشرة قبل مشاركتها.

يبدأ كل اجتماع أو مكالمة جماعية تقريبًا بمحادثات وكلام خارج الموضوع، وغالبًا ما يمكن تعقّب الاجتماعات التعاونية جنبًا إلى جنب مع مناقشةٍ حول شيء يتم طرحه في وقت لاحق، مهما كان السبب، قد لا ترغب في مشاركة تسجيل مؤتمر فيديو بالكامل أو بدون القليل من التحرير والمونتاج.

تتيح منصات الفيديو برنامجًا بسيطًا لمونتاج الفيديو تجعل من السهل على أي شخص قطعَ المحادثات غير المرغوب فيها، أو لصقَ فيديو جديد يشرح شيئًا أكثر عمقًا، أو إضافةَ روابط وتعليقات تمنح المشاهد معلومات أكثر اكتمالًا إذا أرادوا ذلك.

٦- دمج الفيديو في كل شيء.

عندما تدمج منصة الفيديو في النظام التكنولوجي الحالي، ستجبُر النقصَ في برامج المؤتمرات التي يستخدمها الجميع بالفعل. لأنك تستطيع تحويلَ وتحميلَ جميع تسجيلات برامج المؤتمرات تلقائيًا إلى مكتبة الفيديو القابلة للبحث، ويمكنك الوصول إليها من داخل LMS أو CMS، وعندما تدمج منصة الفيديو الخاصة بك مع إدارة الهوية في شركتك، يمكنك إدارة أذونات مقاطع الفيديو الداخلية على نطاق واسع، وتمكينُ الموظفين من عرض محتوى الفيديو المقيّد مع تسجيل الدخول الذي يستخدمونه مسبقاً لكل شيء.

تأكّد فقط من أن منصة الفيديو التي تستخدمها تتضمّن وتدعم عملياتِ التكامل للأنظمة التي تستخدمها حاليًا، أو تقدّم واجهةَ برمجةِ تطبيقاتٍ تتيح لك تخصيصَ كيفية عمل تقنياتك معًا.

يُعد تسجيل المعلومات ومشاركتها أمرًا جيدًا للأعمال – حيث يمكن للفيديو أن يجعل تدريب الموظفين قابلاً للتطوير والقياس، مما يجعل التواصل التنفيذي متسقًا وأكثر فاعلية وأقل كلفة وأكثر جاذبية، ويمكن أن يؤدي إلى زيادة مشاركة المعرفة عبر الفرق وحتى القارات. وبينما تقوم الشركات بتسجيل كمية قياسية من محتوى الفيديو اليوم، فإنها ستقوم بتسجيل ومشاركة المزيد إذا كانت لديها مجموعة الأدوات المناسبة تحت تصرفها.

“التخطيط لمحتوى الفيديو، وليس مجرد مؤتمرات الفيديو“:

مع استمرار تزايد أهمية الفيديو عبر كل الأقسام في معظم المؤسسات، حان الوقت الآن للاستماع إلى نصيحة Forrester Research: “خطط لتقديم محتوى مرئي، وليس فقط لعقد مؤتمرات عن بُعد”.